Organi di controllo

Procedura per il ritiro delle credenziali

La Consob ha realizzato una procedura informatica, messa a disposizione dei componenti degli organi di controllo delle società quotate e degli emittenti titoli diffusi (di seguito, anche "i componenti"), per ottemperare agli obblighi di comunicazione previsti dall'art. 148-bis del d.lgs. n.58/1998 che sono stati successivamente disciplinati dal Regolamento Emittenti agli articoli 144-duodecies e seguenti e dall'Allegato 5-bis di tale Regolamento.

Tale procedura è denominata S.A.I.V.I.C. (Sistema Automatico Integrato Vigilanza Incarichi di Controllo e Amministrazione).

Il Sistema deve essere utilizzato dai soggetti tenuti ad effettuare le comunicazioni in base alle previsioni regolamentari di cui all'art. 144-quaterdecies del Regolamento Emittenti.

Il Sistema può essere utilizzato tramite qualunque computer connesso ad Internet e fornisce tutte le funzionalità necessarie, oltre che per la comunicazione degli incarichi in essere e delle loro successive variazioni, anche per comunicare le eventuali modifiche dei dati personali del dichiarante (di seguito anche Utente) e di quelli delle società nelle quali tali soggetti rivestono incarichi di controllo e/o amministrazione.

Per poter effettuare l'accesso al Sistema, ogni dichiarante deve essere già in possesso delle credenziali (username e password) che vengono forniti dalla Consob.

Si ricorda che il soggetto che per la prima volta ricopre la qualifica di componente è tenuto ad effettuare la comunicazione relativa al cumulo degli incarichi "...entro 90 giorni dall'assunzione dell'incarico..." (art. 144-quaterdecies, comma 4 del Regolamento Emittenti). A tal fine, i dichiaranti devono, preventivamente, provvedere al ritiro presso la Consob delle credenziali per l'accesso al S.A.I.V.I.C., che rappresenta l'unico strumento di comunicazione valido per adempiere agli obblighi di comunicazioni. Qualsiasi comunicazione resa in altro modo (tramite fax, e-mail o inviata per posta) non può essere considerata come adempimento agli obblighi normativi. In altre parole, nei 90 giorni devono essere ritirate le credenziali e deve essere effettuata la prima comunicazione.

Il ritiro delle credenziali può avvenire dal giorno successivo a quello della nomina come componente dell'organo di controllo effettivo dell'emittente; In ogni caso, per accedere al sistema e effettuare la sua prima dichiarazione, il soggetto deve attendere che avvenga la  trascrizione nel Registro delle Imprese dell'avvenuta assunzione dell'incarico rilevante. Se all'approssimarsi della scadenza dei 90 giorni a disposizione per l'invio della prima dichiarazione l'incarico rilevante ancora non fosse stato trascritto nel Registro delle Imprese, il soggetto deve farsi parte attiva per sollecitare la competente Camera di Commercio.

Nel caso in cui il sindaco supplente subentri al dimissionario sindaco effettivo e il sindaco non ha altri incarichi rilevanti come membro di emittenti, il soggetto rientra nel campo di applicazione del comma 4 dell'art. 144-quaterdecies del Regolamento Emittenti ed ha 90 giorni dall'assunzione dell'incarico, per effettuare la comunicazione alla Consob. Fermo restando il termine dei 90 giorni, che decorre dalla data di deliberazione dell'Assemblea che nomina effettivo il membro supplente, anche in questo caso, si può procedere alla comunicazione solo a seguito di avvenuta iscrizione della carica nel Registro delle Imprese.

Si ricorda che le credenziali sono personali. Ad ogni componente viene assegnata una sola coppia di credenziali (login e password) a prescindere dal numero di incarichi rilevanti che lo stesso detiene. Sono tenuti al ritiro delle credenziali coloro che sono componenti di almeno un organo di controllo di una società quotata o di un emittente strumenti finanziari diffusi fra il pubblico e il cui incarico scada successivamente al 30 agosto 2008.

Il ritiro potrà essere effettuato, previo appuntamento, alternativamente:

  • presso la sede di Roma della Consob, in via G. B. Martini 3;
  • presso la sede di Milano della Consob, in via Broletto 7.

Per fissare l'appuntamento per il ritiro delle credenziali i componenti dovranno inviare una richiesta tramite un messaggio di posta elettronica all'indirizzo cumuloincarichi@consob.it . Nella mail dovranno essere indicati:

  • nome e cognome del componente;
  • data di nascita del componente;
  • Codice Fiscale del componente;
  • la società o le società quotate o emittenti titoli diffusi nei quali il componente riveste una carica di membro effettivo dell'organo di controllo;
  • un recapito telefonico al quale, eventualmente, poter contattare il componente.

Per l'espletamento delle formalità connesse con il rilascio delle credenziali, i componenti possono:

  • presentarsi di persona;
  • ricorrere, tramite apposita delega, ad un soggetto terzo di loro fiducia.

In ogni caso, i componenti restano gli unici responsabili della diligente cura delle credenziali di accesso ai fini della sicurezza del servizio.

Se i componenti scelgono di presentarsi di persona devono essere muniti di:

In presenza dell'addetto Consob, i componenti, dopo essere stati riconosciuti, autograferanno la copia fotostatica del loro documento d'identità e il modulo contenente le informazioni anagrafiche.

Se il componente (delegante) sceglie di ricorrere a un terzo (delegato) per il ritiro delle credenziali di accesso, il delegato deve presentarsi munito di:

  • documento di identità;
  • copia fotostatica fronte retro del documento di identità;
  • modulo di "informazioni anagrafiche" compilato e firmato dal delegante;
  • modulo di delega compilato e firmato dal delegante;
  • copia fotostatica fronte retro del documento di identità del delegante; la copia fotostatica deve essere stata preventivamente firmata dal delegante.

In presenza dell'addetto Consob, i delegati, dopo essere stati riconosciuti, autograferanno la copia fotostatica del loro documento d'identità.

Se i componenti, nel corso del tempo, hanno subito un cambio di Codice Fiscale, alla documentazione sopra indicata dovrà essere aggiunta una dichiarazione, firmata dal componente, dalla quale risultino il vecchio e il nuovo Codice Fiscale e la data nella quale è avvenuta la variazione.

I delegati possono presentarsi con più deleghe rilasciate da diversi componenti. In questo caso, la documentazione richiesta, ivi compresa la copia fotostatica del documento d'identità del delegato, deve essere prodotta con riferimento ad ogni delega.

Le informazioni contenute nel modulo di "informazioni anagrafiche" sono quindi autocertificate dai componenti, ai sensi degli artt. 46 e 47 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che devono essere consapevoli delle sanzioni penali previste dall'art. 76, dello stesso d.P.R. n. 445/2000, per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci.

La firme che i componenti (anche nella loro veste di deleganti) e i delegati devono apporre alle copie fotostatiche dei rispettivi documenti d'identità e, per quanto attiene i soli componenti, ai moduli di delega e di informazioni anagrafiche, devono essere autografe e apposte ai sensi dell'art. 38, comma 3, del citato d.P.R. n. 445/2000 (le firme devono essere per esteso: non sono ammissibili sigle).

Terminate le operazioni di riconoscimento e acquisizione delle informazioni anagrafiche, l'addetto Consob provvederà a generare e stampare un foglio contenente le credenziali del componente (la stampa, tra l'altro, riporterà la data di rilascio delle credenziali e il nominativo del componente cui le stesse si riferiscono).

La procedura prevede anche la stampa di un secondo documento, che per motivi di riservatezza, non riporta le credenziali. Tale documento sarà firmato, per ricevuta, dal componente o dal soggetto delegato al ritiro delle credenziali.

Ai fini della presente procedura, per "documento d'identità" si intende uno dei seguenti documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità:

  • carta d'identità;
  • patente di guida;
  • passaporto;
  • porto d'armi,

ovvero dei documenti di riconoscimento equipollenti ai sensi dell'art. 35 del d.P.R. n. 445/2000.

I cittadini di Stato membro dell'Unione Europea diverso dall'Italia devono essere muniti di un documento equipollente.

Ai fini della presente procedura, qualora i componenti necessitassero di ulteriori chiarimenti, possono utilizzare l'indirizzo di posta elettronica: cumuloincarichi@consob.it ovvero possono contattare il servizio di help-desk dedicato al numero 06/8477855.

Ulteriori chiarimenti circa le modalità da seguire per il ritiro delle credenziali per coloro che assumono la qualifica di "componente", rilevante ai fini dell'art. 148-bis del Tuf e delle relative disposizioni regolamentari, e per i componenti che da "supplenti" divengono "effettivi" sono contenute sul sito della Consob nel link "Domande frequenti" presente nella sezione "Soggetti vigilati ? Per gli Organi di Controllo".