Comunicazione n. DEM/6031329

Comunicazione n. DEM/6031329

Comunicazione n. DEM/6031329 del 7-4-2006

Inviata ai Collegi sindacali delle società italiane con azioni quotate in mercati regolamentati italiani

Oggetto: Schede riepilogative dell'attività di verifica svolta dagli organi interni di controllo delle società quotate – modifiche alla scheda in vigore

Con Comunicazione n. DEM/1025564 del 6 aprile 2001, la Consob ha fornito ai collegi sindacali delle società italiane con azioni quotate in mercati regolamentati italiani indicazioni in merito alla redazione della relazione per l'assemblea convocata per l'approvazione del bilancio d'esercizio ai sensi degli artt. 2429, comma 3 del codice civile e 153, comma 1 del D.lgs. 58/98 (di seguito TUF).

In particolare, in tale Comunicazione sono considerati gli aspetti più significativi sui quali il collegio sindacale deve effettuare le proprie verifiche e sono indicate le informazioni che tale organo deve rendere all'assemblea in merito alle verifiche effettuate nel corso dell'esercizio e ai relativi esiti, riportando le proprie osservazioni su quanto riscontrato.

Con la medesima Comunicazione, successivamente integrata con Comunicazione n. DEM/3021582 del 4 aprile 2003, è stato inoltre raccomandato ai collegi sindacali di predisporre ed inviare alla Consob una scheda riepilogativa dell'attività di controllo svolta nel corso dell'esercizio, scheda che ripercorre in forma puntuale i doveri di vigilanza dei collegi sindacali, sulla base sia dei principi generali previsti dalla normativa, sia delle deliberazioni Consob in materia di controlli societari e rappresenta una linea guida per i collegi sindacali nella fase di predisposizione della relazione all'assemblea sull'attività di vigilanza svolta.

Come noto, la riforma del diritto societario è intervenuta, tra l'altro, sulla materia dell'amministrazione e del controllo delle società per azioni, sia riscrivendo la disciplina del collegio sindacale, con particolare riferimento ad aspetti quali la composizione, le cause di ineleggibilità e decadenza, i poteri e i doveri, sia introducendo nell'ordinamento italiano la facoltà di adottare, con una modifica statutaria, uno dei seguenti modelli alternativi di amministrazione e controllo:

- il modello dualistico, basato su due organi distinti: il consiglio di gestione e il consiglio di sorveglianza;

- il modello monistico, basato su un unico organo, il consiglio di amministrazione, al cui interno viene costituito il comitato per il controllo sulla gestione.

Conseguentemente, il legislatore ha ritenuto necessario coordinare con un apposito intervento (1) le disposizioni contenute nel TUF con le nuove disposizioni codicistiche, estendendo, tra l'altro, l'applicabilità dell'art. 153, comma 1, del TUF (sulla relazione all'assemblea) al consiglio di sorveglianza e al comitato per il controllo sulla gestione.

Alla luce di quanto precede, questa Commissione ha ritenuto necessario operare una rivisitazione della scheda riepilogativa dell'attività di controllo, al fine di tener conto sia delle modifiche apportate alla disciplina del collegio sindacale, sia dell'introduzione dei modelli alternativi, la cui applicabilità alle società con azioni quotate è stata espressamente sancita, come si è riferito, dal citato decreto di coordinamento e modifica.

Al riguardo, in relazione ai tre modelli possibili di amministrazione e controllo, sono state previste tre diverse schede, ciò che consente all'organo interno di controllo (che, a seconda del modello prescelto, potrà essere il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza o il comitato per il controllo sulla gestione) di compilare la scheda corrispondente al modello adottato.

Si ricorda che i quesiti contenuti nella scheda di controllo trovano fondamento, oltre che nelle norme di legge, in Comunicazioni Consob antecedenti la riforma del diritto societario, prime tra tutte quelle in materia di controlli societari e di contenuti della relazione del collegio sindacale all'assemblea. Al riguardo, sembra opportuno precisare che le raccomandazioni e le indicazioni ivi contenute, originariamente rivolte al Consiglio d'Amministrazione, al Collegio sindacale e ai singoli componenti dell'uno e dell'altro organo, sono da intendersi ora riferite, ove compatibili, anche agli organi di amministrazione e controllo, e ai singoli componenti di tali organi, presenti nei modelli alternativi.

Riquadro "Dati generali"

Al Riquadro Dati generali sono state apportate alcune modifiche rispetto alla precedente versione della scheda, richiedendo agli organi interni di controllo di indicare ulteriori informazioni in merito ai requisiti professionali e al numero delle riunioni degli organi collegiali tenutesi nel corso dell'anno.

Riquadro I "Attività di controllo"

Al di là dei necessari adattamenti terminologici, nel riquadro I non è stato necessario introdurre differenziazioni di rilievo in relazione al modello di amministrazione e controllo prescelto, in quanto le novità normative recepite dal decreto di coordinamento e modifica tendono ad una sostanziale omologazione dei doveri di vigilanza degli organi interni di controllo nei tre modelli possibili.

Le differenze riguardano il potere di formulare proposte all'assemblea in ordine al bilancio e alla sua approvazione, potere attribuito dal TUF solo al collegio sindacale, e gli ulteriori compiti che, ai sensi del codice civile, possono essere affidati al comitato per il controllo sulla gestione. Ne deriva che il quesito relativo al potere di formulare proposte all'assemblea in ordine al bilancio e alla sua approvazione non è stato riprodotto nelle schede degli organi di controllo nei modelli alternativi, mentre nella scheda del comitato per il controllo sulla gestione, è stato introdotto uno specifico quesito riguardante gli ulteriori compiti eventualmente affidati al suddetto comitato dal consiglio d'amministrazione, compiti che potranno riguardare, in particolare, i rapporti con la società di revisione (art. 2409-octiesdecies c.c.).

Per tener conto delle novità, comuni a tutti e tre i modelli apportate dalla riforma, si è ritenuto opportuno introdurre, in tutte e tre le schede di controllo, quesiti riguardanti l'esercizio dei nuovi poteri attribuiti all'organo interno di controllo, e in particolare del potere di scambiare informazioni con i corrispondenti organi delle controllate e del potere di convocare gli altri organi collegiali.

Si osserva che il potere di scambiare informazioni con gli organi delle controllate rappresenta una novità degna di rilievo introdotta dalla riforma, in quanto consente agli organi di controllo della quotata e delle sue controllate di dialogare direttamente sui sistemi di amministrazione e controllo e sull'andamento generale dell'attività senza che sia necessaria alcuna interposizione dell'organo amministrativo, migliorando così l'efficienza e l'efficacia delle verifiche di competenza.

Inoltre i quesiti sugli eventuali ulteriori incarichi conferiti alla società di revisione e/o a soggetti legati alla società di revisione da "rapporti continuativi" sono stati riformulati e accorpati per tener conto del nuovo documento raccomandato dalla Consob  sui "Principi di indipendenza del Revisore" (delibera 15185 del 5 ottobre 2005) che, da un lato, ha ampliato e meglio definito il novero dei soggetti che, in qualità di fornitori o di destinatari di servizi diversi dalla revisione, possono influire sull'indipendenza del revisore, dall'altro ha individuato nell'organo interno di controllo l'interlocutore privilegiato del revisore per tutte le problematiche in materia d'indipendenza.

Quanto infine alle novità introdotte dalla recente legge sul risparmio (L. 262/05), si è ritenuto di non tenerne conto nella presente rivisitazione della scheda di controllo, in quanto l'applicazione delle nuove disposizioni di legge non riguarda l'esercizio per il quale l'organo interno di controllo è chiamato ad esprimersi nelle prossime assemblee.

Riquadro II – "Adesione al codice di autodisciplina"

Il riquadro II è stato mantenuto, senza apportarvi alcuna modifica, nella sola scheda di controllo del collegio sindacale. Qualora sia stato adottato uno dei due modelli alternativi, il Codice di Autodisciplina, recentemente integrato con modifiche che ne consentono l'applicabilità anche a tali società, è applicabile solo a decorrere dall'esercizio 2006, pertanto non è richiesta la compilazione del relativo riquadro.

Riquadro III - "Relazione per l'assemblea"

Il riquadro III consente, come noto, di apprezzare la completezza delle informazioni riportate nella relazione per l'assemblea rispetto alle previsioni contenute nella Comunicazione n. DEM/1025564 del 6 aprile 2001. Tali  informazioni hanno per oggetto l'esito dei controlli effettuati, i quali a loro volta formano oggetto degli specifici quesiti contenuti nel riquadro I. Pertanto, le modifiche apportate al riquadro III discendono direttamente dalle modifiche apportate nel citato riquadro I.

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Le istruzioni per la compilazione e per la trasmissione alla Consob della nuova versione della scheda di controllo (contenute in una apposita Guida), unitamente al programma per la compilazione, possono essere scaricate dal sito internet della Consob (www.consob.it) nella Sezione Regolamentazione / Normativa, massime e orientamenti Consob / Organi sociali (Orientamenti Consob).

Si raccomanda la predisposizione e l'invio della nuova versione della scheda di controllo, che sostituisce quella allegata alla Comunicazione n. DEM/1025564 del 6 aprile 2001 così come modificata con la Comunicazione n. DEM/3021582 del 4-4-2003, a partire dalle assemblee di approvazione dei bilanci chiusi al 31.12.2005.

Si precisa, infine, che il termine per l'invio alla Consob delle schede di controllo, sia su supporto cartaceo che su supporto informatico (floppy o cd), analogamente a quanto previsto nella precedente Comunicazione, è stabilito nel giorno successivo all'assemblea che approva il bilancio o, nelle società che abbiano adottato il modello dualistico, nel giorno successivo all'assemblea convocata annualmente ai sensi dell'art. 2364, comma 2, del codice civile, come richiamato dal successivo art. 2364 bis, comma 2. Qualora, alla data della presente Comunicazione, fosse stata già trasmessa la scheda di controllo utilizzando la versione precedente, si raccomanda di predisporre la nuova scheda di controllo e trasmetterla alla Consob secondo le modalità indicate nella presente Comunicazione entro 30 giorni dalla pubblicazione della stessa.

IL PRESIDENTE
Lamberto Cardia

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