Comunicazione n. 0015155/16 del 22-2-2016

inviata all'Organismo per la tenuta dell'Albo dei promotori finanziari

Oggetto: Richiesta di chiarimenti formulata con nota del 29 maggio 2015.

Si fa riferimento alla richiesta di chiarimenti formulata da codesto Organismo per la tenuta dell'Albo Promotori Finanziari⁽¹⁾ con nota del 29 maggio 2015 (prot. Consob 0048117/15 del 12 giugno 2015), successivamente integrata con la documentazione posta in allegato alla stessa (prot. Consob 0053806/15 del 3 luglio 2015). Tale richiesta attiene all'obbligo di comunicazione del luogo di conservazione della documentazione da parte dei promotori finanziari⁽²⁾ stabilito dall'art. 103, comma 1, lett. a), del Regolamento Consob n. 16190/2007 (Regolamento Intermediari).

In particolare, codesto Organismo ha trasmesso il progetto avviato da […omissis…] finalizzato a dematerializzare ab origine alcune categorie di documenti, tra cui la documentazione contrattuale destinata alla clientela nell'offerta fuori sede, specificando che la documentazione viene prodotta in formato elettronico e conservata digitalmente dall'intermediario in conformità al d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82. Il promotore finanziario può accedere in via informatica all'archivio digitalizzato per reperirne copia semplice, ovvero può richiedere all'intermediario il documento originale.

Al riguardo è stato richiesto alla Consob di fornire indicazioni utili per l'adempimento del suddetto obbligo di comunicazione del luogo di conservazione della documentazione, e precisamente di chiarire se sia sufficiente che il promotore finanziario comunichi all'Organismo il luogo dove conserva la documentazione cartacea, dal quale può avere accesso alla copia semplice del documento prodotto in formato digitale, attraverso un accesso online alla documentazione conservata dall'intermediario.

Al fine di fornire risposta alla richiesta di chiarimenti in argomento, appare utile sintetizzare quanto rappresentato in via generale da […omissis…]. nella documentazione trasmessa a codesto Organismo:

- a seguito dell'emanazione del DPCM del 22 febbraio 2013 sulla firma elettronica avanzata (FEA), entrata in vigore il 5 giugno 2013, la Banca ha avviato un progetto avente l'obiettivo di applicare la firma elettronica alla sottoscrizione di contratti bancari, finanziari ed assicurativi, inclusi i documenti contrattuali di pertinenza di altre Società del Gruppo;

- al cliente viene chiesto di esprimere la propria accettazione all'utilizzo di documenti informatici da sottoscrivere con FEA (c.d. "dichiarazione di accettazione");

- il processo dispositivo delle singole operazioni non prevede modifiche all'operatività tradizionale: i documenti facenti parte del corredo contrattuale dell'operazione che il cliente esegue sono prodotti in formato elettronico e vengono resi disponibili per la visualizzazione a video e la sottoscrizione digitale da parte del cliente e della Banca;

- la copia di pertinenza del cliente del corredo sottoscritto è recapitato alla propria utenza di Internet Banking o alla casella di posta elettronica indicata sulla dichiarazione di adesione al servizio (c.d. "dichiarazione di accettazione");

- il corredo contrattuale in formato elettronico viene conservato dalla Banca con modalità conformi alle Regole Tecniche in materia di Sistema di Conservazione (DPCM del 3 dicembre 2013), che garantiscono l'archiviazione, la ricerca e la visione dei documenti preservandone la riservatezza di accesso, l'integrità e l'immodificabilità nel tempo;

- a decorrere dal 30 aprile 2015, i documenti delle operazioni disposte fuori sede, se digitalizzati, sono conservati dalla Banca secondo le modalità sopra esposte e sono consultabili dal dipendente promotore finanziario tramite la possibilità di accedere ad un archivio contenente copia del proprio corredo contrattuale digitalizzato, al fine di produrre copia della documentazione di pertinenza. Tramite l'interfaccia messo a disposizione in qualunque momento della vita lavorativa del promotore e presso ciascuna delle Banche […omissis…], il promotore finanziario può effettuare una ricerca profilata delle proprie operazioni effettuate fuori sede, con la possibilità di salvare su supporto durevole o di stampare su carta una copia della documentazione di sua pertinenza;

- nel caso in cui il promotore finanziario - dipendente, ex-dipendente o in quiescenza – sia tenuto ad esibire la documentazione in originale, questa potrà essere ottenuta solo tramite la Banca, posto che l'esemplare unico della documentazione digitalizzata è archiviato a norma dalla Banca stessa. L'accesso alla documentazione in originale prevede un processo di decifratura del vettore biometrico associato alla firma del cliente, che non viene fornito ai promotori finanziari al fine di garantire la riservatezza dei parametri relativi alla firma stessa. Tenuto conto delle caratteristiche del progetto sopra descritto, […omissis…] ha sottoposto alla valutazione di codesto Organismo il seguente iter informativo per formalizzare le modalità di conservazione e consultazione della documentazione dematerializzata relativa alle operazioni disposte dai promotori finanziari:

1) […omissis…] o le singole Banche appartenenti alla […omissis…] comunicano formalmente all'Organismo:

- le modalità di conservazione della documentazione digitalizzata di pertinenza dei promotori finanziari;

- le modalità per la consultazione della documentazione digitalizzata a disposizione dei promotori finanziari, nonché dell'Autorità per le attività di propria competenza;

2) le Banche appartenenti alla […omissis…] comunicano ai dipendenti promotori finanziari le modalità di conservazione e consultazione della documentazione digitalizzata, specificando che la nuova modalità di archiviazione non comporta obblighi di segnalazione ulteriori rispetto a quelli vigenti, in quanto già assolti con la comunicazione di cui al punto n. 1.

Così brevemente delineato il progetto di digitalizzazione dei contratti, con specifico riferimento all'assolvimento degli obblighi di comunicazione del luogo di conservazione della documentazione di pertinenza dei promotori, la Banca riterrebbe che non si rendano necessari specifici adempimenti segnaletici da parte dei singoli promotori finanziari, ulteriori rispetto a quello del luogo di conservazione della documentazione cartacea, in quanto presso tale luogo potrà comunque essere reperita anche copia semplice della documentazione digitalizzata. Con riferimento alle questioni sottoposte al vaglio di codesto Organismo, trasmesse alla Consob per i profili di competenza, non si riscontrano elementi critici in merito all'iter informativo proposto da […omissis…].

Pertanto, con particolare riferimento al quesito posto in merito all'interpretazione dell'art. 103, comma 1, lett. a), del Regolamento Intermediari, nei casi in cui la documentazione contrattuale destinata alla clientela nell'offerta fuori sede viene prodotta in formato elettronico e conservata digitalmente dall'intermediario (in conformità al d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82), si ritiene sufficiente che il promotore finanziario comunichi all'Organismo il luogo dove conserva la documentazione cartacea⁽³⁾, dal quale può avere accesso - attraverso un collegamento on-line alla documentazione conservata dall'intermediario - alla copia semplice del documento prodotto in formato digitale.

In proposito appare, peraltro, utile precisare l'opportunità che nelle comunicazioni ai dipendenti promotori finanziari sopra menzionate sub 2) vengano specificate, altresì, le modalità con le quali il promotore finanziario può richiedere all'intermediario - senza costi aggiuntivi - il documento originale, e ciò anche negli anni successivi all'interruzione del rapporto con il soggetto mandante. Si ritiene, infatti, come sopra evidenziato, che la previsione di cui all'art. 109 R.I. sia volta a tutelare anche l'interesse del promotore finanziario a produrre nell'ambito di un eventuale contenzioso con i clienti o con lo stesso intermediario la copia conforme all'originale della documentazione sottoscritta per suo tramite. Analogamente, poiché l'accettazione da parte dei clienti all'utilizzo di documenti informatici comporta l'esistenza di un unico originale, conservato dall'intermediario, dovranno essere comunicate ai clienti le modalità con le quali essi - anche qualora sia cessato il rapporto con la Banca – possono agevolmente ottenere la copia conforme all'originale della contrattualistica che li riguarda, senza dover sostenere costi aggiuntivi.

IL PRESIDENTE
Giuseppe Vegas

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Note:

(1) Ovvero Organismo di vigilanza e tenuta dell'albo unico dei consulenti finanziari nella nuova dizione disposta dalla legge 28 dicembre 2015 n. 208 (Legge di stabilità).

(2) Ovvero consulenti finanziari abilitati all'offerta fuori sede nella nuova dizione disposta dalla legge 28 dicembre 2015 n. 208 (Legge di stabilità).

(3) A tale riguardo, appare appena il caso di precisare che i promotori finanziari saranno comunque sempre tenuti a comunicare il luogo di conservazione della documentazione, di cui all’art. 103 R.I., in quanto – pur trattandosi di soggetti di nuova iscrizione all’Albo e che intraprendono l’attività per conto di […omissis…] potranno sempre esserci clienti che non accettano l’utilizzo di documenti informatici da sottoscrivere con FEA, per i quali la documentazione cartacea dovrà essere conservata nel luogo oggetto di comunicazione.