Comunicazione n. 1058752/20 del 23-10-2020

OGGETTO: Risposta a quesito su "conservazione della documentazione"

Con nota del […], […omissis…] ha rappresentato talune questioni in merito alle disposizioni di cui agli artt. 153, comma 1, lett. a), e 160 del Regolamento adottato con delibera Consob n. 20307 del 15 febbraio 2018 (“Regolamento Intermediari” o “RI”), recanti la disciplina degli obblighi concernenti la conservazione della documentazione da parte dei consulenti finanziari abilitati all’offerta fuori sede.

In particolare, è stato chiesto alla Consob di chiarire se le operatività di seguito indicate assolvano agli obblighi in capo ai consulenti finanziari abilitati all’offerta fuori sede prescritti dal quadro normativo sopra richiamato:

i) i documenti prodotti in formato digitale sono conservati dall’intermediario per conto del quale il consulente finanziario abilitato all’offerta fuori sede opera con modalità che consentano a quest’ultimo di accedere ad una copia semplice degli stessi attraverso un collegamento on-line;

ii) i documenti prodotti in formato cartaceo sono consegnati dal consulente finanziario abilitato all’offerta fuori sede all’intermediario per conto del quale opera, il quale attraverso la scansione produce una copia per immagine degli stessi su supporto informatico che inserisce nell’archivio detenuto per conto del consulente finanziario stesso ed al quale questi può accedere on-line;

iii) anche nell’ipotesi di cui al punto precedente, nella quale i documenti siano prodotti in formato cartaceo e la loro copia informatica sia conservata dall’intermediario, il consulente finanziario abilitato all’offerta fuori sede comunica all’Organismo di vigilanza e tenuta dell’albo unico dei Consulenti Finanziari” (“OCF” o “Organismo”) il luogo dove conserva la documentazione cartacea.

Al riguardo, […omissis…] ha richiamato la Comunicazione della Consob n. 0015155/2016 del 22 febbraio 2016, relativa alla conservazione della documentazione nei casi di produzione della stessa in formato digitale.

Con nota del […] […omissis…] ha ulteriormente specificato che la questione emersa è se sia o meno in linea con l’art. 160, comma 4, del RI la possibilità di evitare l’utilizzo di un doppio luogo di conservazione laddove l’intermediario si incarichi di trasformare in elettronici i documenti contrattuali cartacei dei propri consulenti, garantendo contestualmente i requisiti di riproduzione immutata e di agevole recupero.

In proposito, […omissis…] ha segnalato che tale aspetto non trova risposta nella citata Comunicazione Consob n. 0015155/16, in quanto quest’ultima affronta esclusivamente la possibilità per un intermediario di procedere alla conservazione della documentazione contrattuale nativa digitale prodotta da un suo consulente finanziario. […omissis…] ha, inoltre, evidenziato che:

1) qualora la predetta interpretazione dell’art. 160, comma 4, del RI trovasse positivo accoglimento, il consulente sarebbe sollevato dall’onere di conservare anche i documenti cartacei che, una volta trasformati in formato elettronico, si andrebbero ad aggiungere a quelli nativi digitali già conservati dall’intermediario per suo conto;

2) un ulteriore effetto di tale interpretazione sarebbe quello di permettere al consulente di comunicare, quale luogo di conservazione di tutta la documentazione contrattuale prodotta nell’ambito della propria attività, esclusivamente la sede dell’intermediario.

* * *

In merito al quesito posto, si rappresenta che il sistema descritto da […omissis…] può ritenersi conforme alle disposizioni del Regolamento Intermediari in materia di conservazione della documentazione in presenza delle condizioni di seguito indicate.

Con specifico riferimento alle fattispecie di cui ai sopra esposti punti i) e ii), si rileva che - secondo quanto indicato nel quesito - i documenti conservati dall’intermediario (siano essi prodotti in formato digitale, ovvero cartacei e trasformati in digitali dall’intermediario) devono risultare accessibili al consulente finanziario abilitato all’offerta fuori sede attraverso un collegamento on-line.

Al riguardo, si conferma che detto collegamento, nonché l’archivio informatico predisposto dall’intermediario devono soddisfare i requisiti dell’agevole recupero e della riproduzione immutata, previsti dall’art. 160, comma 4, del Regolamento Intermediari per i documenti “prodotti” in formato digitale e si evidenzia che i medesimi requisiti devono sussistere anche nel caso di documenti prodotti in formato cartaceo e “trasformati” in documenti digitali dall’intermediario.

Peraltro, occorre evidenziare che, per garantire l’equiparabilità della valenza probatoria dei documenti nativi cartacei trasformati in digitali a quella dei documenti cartacei originali, l’intermediario è tenuto a rispettare le condizioni previste dall’art. 22 del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al d.lgs. n. 82/2005. Le predette condizioni rilevano sia nei rapporti tra privati, sia ai fini dell’espletamento, da parte dell’Organismo e della Consob, delle rispettive funzioni di vigilanza.

Ciò determina che, nel caso in esame, qualora l’intermediario non attui le predette condizioni di conformità del documento trasformato in digitale, permarrebbe in capo al consulente l’onere di conservazione della documentazione cartacea.

Posto quanto sopra specificato, con riferimento al sopra riportato punto iii), nel richiamare le precisazioni formulate nella menzionata Comunicazione Consob n. 0015155/2016, si conferma la necessità che il consulente finanziario comunichi all’Organismo un luogo di conservazione della documentazione di sua pertinenza, dal quale possa avere accesso on-line con proprie credenziali agli archivi informatici dell’intermediario, anche nell’ipotesi in cui i documenti prodotti in formato cartaceo siano trasformati in digitali dall’intermediario e dal medesimo conservati. Tale informazione è necessaria per l’Organismo per gli eventuali accertamenti di natura ispettiva nei confronti del consulente finanziario, come previsto dall’art. 31, comma 7, del d.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 (“Tuf”).

In proposito, appare opportuno evidenziare che non può essere comunicato come luogo di conservazione la sede dell’intermediario. Ciò in ragione del fatto che il consulente finanziario - per finalità di vigilanza - deve dichiarare un luogo dal quale accedere, per almeno 5 anni dalla formazione del documento stesso (cfr. art. 160 RI), alla documentazione digitale conservata dall’intermediario, a prescindere dalla circostanza che nel frattempo il consulente abbia eventualmente assunto l’incarico professionale per conto di altro intermediario.

Il luogo di conservazione che il consulente è tenuto a comunicare all’OCF sarà comunque unico, ossia dovrà coincidere con il singolo luogo nel quale è possibile reperire “tutta” la documentazione relativa all’attività dello stesso in qualsiasi forma conservata. Tale luogo deve, pertanto, coincidere con quello di conservazione della documentazione cartacea e dal quale il consulente ha altresì accesso on-line ai documenti digitali (nativi o successivamente trasformati tali) conservati dall’intermediario preponente attuale o dagli eventuali precedenti intermediari.

La circostanza che il luogo indicato dal consulente debba essere “unico” per tutta la documentazione in qualsiasi forma conservata risulta confermata dal tenore dell’art. 153, comma 1, lett. a), del Regolamento Intermediari, secondo il quale “Con la richiesta di iscrizione all’albo i soggetti interessati sono tenuti a comunicare all’Organismo: a) il luogo di conservazione della documentazione di cui agli articoli 160 e 178, anche nell’ipotesi in cui i documenti siano prodotti in formato digitale e siano conservati ai sensi dell’articolo 160, comma 4; [ndr: ossia siano prodotti ab origine dall’intermediario in forma digitale e conservati nell’archivio informatico di quest’ultimo].”

Pertanto, la previsione dell’art. 153, comma 1, lett. a), del RI si ritiene applicabile anche in relazione ai documenti prodotti in formato cartaceo e trasformati in documenti digitali dall’intermediario e da quest’ultimo conservati per conto del consulente.

p. IL DIRETTORE GENERALE
Tiziana Togna