1 Quali sono i soggetti che possono presentare le segnalazioni c.d. Whistleblowing

La Consob riceve, oltre agli esposti ordinari (ai quali è dedicata un’apposita area), anche una particolare tipologia di segnalazioni che possono essere presentate da:

1. soggetti ex art. 4-duodecies del TUF  appartenenti al personale (ossia i dipendenti e coloro che comunque operano sulla base di rapporti che ne determinano l'inserimento nell'organizzazione aziendale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato) dei soggetti vigilati indicati dall’articolo 4-undecies che segnalano violazioni delle norme del TUF, nonché di atti dell’Unione europea direttamente applicabili nelle stesse materie. In tale caso è necessario allegare alla segnalazione copia del documento di identità dell’esponente, in mancanza della quale la segnalazione verrà trattata secondo quanto previsto per gli altri esposti ordinari.
2. chiunque, anche in forma anonima, che segnala violazioni potenziali o effettive del regolamento (UE) n. 596/2014 (Regolamento sugli Abusi di Mercato).

Le sopra citate segnalazioni c.d. whistleblowing, presentate dagli informatori (di cui ai punti sub a. e b.) devono riportare fatti concreti, sufficientemente circostanziati e, se del caso, documentati.

L'informatore che ha conoscenza di questi fatti può, in base alla normativa in materia, beneficiare di particolari garanzie di riservatezza e di tutela.

La CONSOB si è dotata di una procedura, conformemente a quanto previsto dalla direttiva di esecuzione (UE) 2015/2392, per ricevere ed elaborare le segnalazioni whistleblowing. A tal riguardo, la legge 30 novembre 2017, n. 179, prevede una serie di tutele degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro, che contemplano anche l'illegittimità di eventuali provvedimenti di tipo disciplinare con finalità ritorsive o discriminatorie del soggetto segnalante.

2. Come riceviamo le segnalazioni

Al fine di ricevere le segnalazioni ai sensi dell'art. 4-duodecies del TUF e della  direttiva Ue 2015/2392  la CONSOB ha attivato due canali dedicati, telefonico e telematico, per la ricezione immediata delle segnalazioni.

Le suddette segnalazioni potranno essere comunicate:

• Tramite contatto telefonico al numero telefonico 0039 06 8411099, con segreteria automatica che permette la registrazione di messaggi vocali della lunghezza di 2 minuti, nel corso dei quali l'esponente è invitato a indicare il tipo di illecito da segnalare, il soggetto segnalato, la modalità di contatto diretto richiesta (incontro, appuntamento telefonico), un eventuale proprio recapito telefonico o e-mail. Nel caso di richiesta di appuntamento telefonico, la segnalazione viene raccolta nel corso di un colloquio telefonico cui partecipa il personale addetto alla vigilanza. Il colloquio viene verbalizzato o registrato. Nel corso del colloquio potrà essere richiesto al soggetto di chiarire o di fornire ulteriori informazioni.
• Tramite casella di posta elettronica whistleblowing@consob.it, utilizzando i moduli sotto indicati(*).
• Mediante posta cartacea all'indirizzo: CONSOB, Via G. B. Martini 3, 00198, Roma.

Nel caso in cui, nel corso di un accertamento ispettivo da parte della CONSOB, un soggetto richieda un incontro per segnalare una violazione, il team ispettivo avrà cura assicurare la riservatezza della riunione e del nominativo del soggetto.

La segnalazione viene raccolta nel corso in un incontro, alla presenza di almeno due ispettori, che viene verbalizzato o registrato. Nel corso dell'incontro potrà essere richiesto al soggetto di chiarire o di fornire ulteriori informazioni. Ove l'identità dell'informatore sia nota ovvero sia rivelata nel corso dell'incontro, l'informatore potrà firmare il verbale.

L'esponente può indicare la necessità e la modalità di contatto diretto prescelta tra quelle previste.

(*) Per le segnalazioni whistleblowing è necessario allegare un documento di identità, in mancanza del quale le segnalazioni verranno trattate secondo quanto previsto per gli altri Esposti.

• Modulo invio segnalazione ex artt. 4-undecies e 4-duodecies TUF
• Modulo invio segnalazione ex Direttiva 2015/2392

3. Come gestiamo le segnalazioni

Una volta ricevuta la segnalazione, la CONSOB tramite personale addetto al trattamento delle segnalazioni e secondo modalità volte a garantire la riservatezza delle stesse che non consentono l'accesso a personale non autorizzato:

• verifica, ove possibile, la sussistenza dei presupposti per la qualificazione della segnalazione come "whistleblowing" o esposto "qualificato";
• ove non si riscontrano i requisiti soggettivi o oggetti richiesti, la segnalazione è riclassificata come esposto "ordinario".

In ogni caso la CONSOB può chiedere alla persona segnalante di chiarire le informazioni fornite o di fornire ulteriori informazioni di cui egli sia a conoscenza, con le modalità dalla stessa indicate.

4. Come tuteliamo l'informatore e la riservatezza delle informazioni; in quali circostanze i dati riservati della persona segnalante possono essere comunicati a soggetti terzi

Come previsto dalla direttiva di esecuzione (UE) 2015/2392, fornire informazioni alla CONSOB ai sensi del regolamento (UE) n. 596/2014 non costituisce violazione di eventuali limitazioni alla divulgazione delle informazioni imposte per contratto o per via legislativa, regolamentare o amministrativa, né implica, per la persona segnalante, alcuna responsabilità in relazione a tale segnalazione.

Le tutele indicate nel seguito si applicano al segnalante (ove questi non sia anonimo) e del segnalato in caso di "whistleblowing". Le forme di tutela da parte della CONSOB degli Informatori, anche qualora gli stessi operino nel quadro di un contratto di lavoro, sono limitate a quanto di seguito descritto.

a) Attestazione

Laddove un soggetto segnalante ne faccia richiesta, verificato che l'esposto sia classificato come qualificato, può essere prodotta un'attestazione che attesti l'attività di collaborazione svolta con la CONSOB.

b) Comunicazioni ad altre Autorità

Le segnalazioni possono essere trasmesse all'Autorità giudiziaria.

Qualora si rendesse necessario, l'eventuale contatto con altre Autorità circa l'istruttoria oggetto di segnalazione ovvero l'inoltro di informazioni vengono gestiti entro i limiti previsti dall'art. 4 del TUF.

L'identità del segnalante, della persona segnalata o eventuali altri riferimenti a circostanze che consentano di identificare la persona segnalante o la persona segnalata saranno comunicate ad Autorità diverse da quella giudiziaria, ove necessario, specificando che l'Autorità "ricevente" è tenuta a garantire le medesime forme di tutela della riservatezza accordate dalla CONSOB nell'ambito della presente procedura.

Analogamente, le informazioni scambiate relative ad aspetti commerciali od operativi e ad altre questioni di natura economica o personale sono comunicate ad Autorità diverse da quella giudiziaria specificando che si tratta di informazioni soggette all'obbligo del segreto d'ufficio secondo la normativa nazionale.

c) Richieste di accesso

Qualora nel corso dell'istruttoria di vigilanza pervenga in CONSOB una richiesta di accesso agli atti con riferimento alla segnalazione, l'identità del segnalante, così come quella del segnalato, sono sottratte al diritto di accesso previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge 241/1990. L'accesso alla documentazione è oggetto di visione o di estrazione di copia solo con modalità che salvaguardino la riservatezza del segnalante e del segnalato.

d) Privacy

Non si applica l'art. 15 del Regolamento 2016/679/UE (GDPR) con riguardo all'identità del segnalante. Il trattamento dei dati è effettuato in conformità al GDPR. I dati personali sono conservati per un periodo massimo di cinque anni.

e) Segreto d'ufficio

Il segreto d'ufficio si applica a tutte le persone che prestano o hanno prestato la loro attività per la CONSOB. Le informazioni coperte dal segreto d'ufficio non possono essere divulgate ad alcuna altra persona o Autorità se non in forza di disposizioni del diritto dell'Unione o nazionale.

f) Comunicazioni a paesi terzi

Qualora si rendesse necessario, l'eventuale trasferimento di dati personali del segnalante o del segnalato a paesi terzi può avvenire a condizione che siano soddisfatti i requisiti previsti dal GDPR, solo su base singola e richiedendo preliminarmente una dichiarazione che attesti che i dati non saranno trasferiti ad altro paese terzo salvo che la CONSOB non dia esplicita autorizzazione scritta e siano soddisfatte eventuali condizioni.

La CONSOB può comunicare i dati personali del segnalante o del segnalato ricevuti da altra Autorità competente di un altro Stato membro a un'autorità di controllo di un paese terzo soltanto dietro accordo esplicito con l'Autorità che ha trasmesso i dati e, ove applicabile, comunica tali dati esclusivamente per le finalità per le quali tale Autorità ha espresso il proprio accordo.

Analogamente, qualora dopo aver trasferito i dati personali del segnalante o del segnalato ad altra Autorità competente di un altro Stato membro, questa chieda di comunicare tali dati ad un'autorità di controllo di un paese terzo, il consenso deve essere espresso in forma esplicita ed indicando le finalità per le quali la CONSOB ha espresso il proprio accordo.

Gli accordi di cooperazione tra la CONSOB ed altre Autorità che prevedano lo scambio di dati personali sono stipulati assicurando la conformità al GDPR.